Arkivguiden   >   Arkiv och källor   >

ARKIVKUNSKAP
Del 1: Offentlighetsprincipen

Arkivkunskap kan diskuteras i Arkivguidens Forum
Nästa sida: Del 2: Att hitta till arkiven
Offentlighetsprincipen kallas allmänt den ordning som regleras i Tryckfrihetförordningens (TF) 2:a kapitel. Den innebär att alla allmänna handlingar är offentliga, om inte annat (d.v.s. sekretess) beslutas i det enskilda fallet. Offentlighet är alltså huvudregeln, och sekretess är undantag.

Vad räknas då som allmän handling? Som handling räknas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Och en handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndighet.

Det här betyder i klartext att inte bara det som finns skrivet eller tryckt på papper, utan också t.ex. foton, videoband och naturligtvis dokument som lagras på hårddiskar och andra datamedia räknas som handlingar i lagens mening. Det betyder också att det bara är myndighetens exemplar av korrespondens med en enskild medborgare (d.v.s. det myndigheten har mottagit resp. myndighetens kopior av det man har avsänt) som räknas som allmänna; den enskilde medborgarens exemplar är alltså inte allmänna handlingar.

Grundregeln är som sagt att dessa allmänna handlingar är offentliga. Och medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar får enligt TF begränsas endast av hänsyn till

· rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation;
· rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik;
· myndighets verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn;
· intresset att förebygga eller beivra brott;
· det allmännas ekonomiska intresse;
· skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden;
· intresset att bevara djur- eller växtart.

Detta regleras närmare i Sekretesslagen.

Allmän handling som får lämnas ut ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Om del av handlingen är sekretessbelagd, ska övriga delar göras tillgängliga i avskrift eller kopia. Den som önskar ta del av allmän handling har även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.

Begäran att få ta del av allmän handling görs hos den myndighet som förvarar handlingen. Myndigheten får inte efterforska vem personen är som vill ta del av handlingen eller vilket syfte denne har med sin begäran, annat än för att kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut (d.v.s. för att avgöra om personen har rätt att ta del av sekretessbelagd handling).

Sekretesslagens förbud mot att röja sekretessbelagd uppgift gäller för myndighet där uppgiften är sekretessbelagd samt för person som på grund av anställning eller uppdrag hos myndigheten har fått kännedom om uppgiften, och förbudet gäller oavsett om uppgiften röjs muntligen eller genom att allmän handling lämnas ut eller på annat sätt.

Det är av förklarliga skäl främst den näst sista punkten i ovanstående lista med sekretesskäl som är aktuell för handlingar av intresse för släktforskare. Enligt Sekretesslagen gäller sekretess i verksamhet som avser folkbokföringen eller annan liknande registrering av befolkningen om den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider men om uppgiften röjs. Sådan sekretess gäller i högst sjuttio år, räknat från handlingens tillkomst eller (i fråga om register eller annan förteckning som förs fortlöpande) från det att uppgiften fördes in i handlingen.

Om en enskild tjänsteman vid myndigheten vägrar att lämna ut en handling med hänvisning till sekretess, så kan den sökande begära ett formellt myndighetsbeslut i frågan. Ett sådant myndighetsbeslut krävs för att sekretessen ska kunna överklagas. Vart sekretessbeslutet överklagas framgår av den besvärshänvisning som ska medfölja beslutet.
Nästa sida: Del 2: Att hitta till arkiven
Om Arkivguiden
© Jörgen Tollesson     ·     Epost