|
|
|
Inledning
För att hitta en viss handling i ett arkiv behöver man först veta vem som är arkivbildare. Därefter går man till den arkivförteckning som ska finnas för den arkivbildarens arkiv. I förteckningen redovisas arkivhandlingarna i form av volymer med var sitt nummer.
I vissa fall finns också register för att underlätta sökningen.
Skillnaden mellan förteckning och register är, enkelt uttryckt, att förteckningen visar vilka handlingar som finns i arkivet, medan registret visar vilka uppgifter som finns i handlingarna.
|
|
Proveniensprincipen
I arkiven gäller i dag den s.k. proveniensprincipen (proveniens = härkomst). Det betyder att handlingar som uppkommit i en arkivbildares verksamhet ska hållas samman i arkivet, och inte blandas med handlingar ur andra arkiv.
Förr var det vanligt att man upprättade ämnessamlingar, bestående av handlingar rörande ett visst ämne som plockades ut ur olika arkivbildares arkiv.
Nackdelarna med sådana samlingar är flera:
· En handling som antecknats i en arkivbildares diarium går inte att finna, då den inte längre återfinns på sin ursprungliga plats i arkivet.
· Det kan vara svårt att källkritiskt bedöma en handling som ryckts ur sitt sammanhang.
· En handling kan beröra flera ämnen, men missas vid forskning om ett ämne, när den ligger i en specialsamling för ett annat ämne.
Sådana samlingar har man därför i dag så långt det varit möjligt upplöst, och återfört handlingarna till sina ursprungliga arkiv. En del gamla ämnessamlingar återstår dock, t.ex. i Riksarkivet.
Också en ny gigantisk ämnessamling har emellertid skapats, och ett flagrant brott mot den för modern arkivverksamhet fundamentala proveniensprincipen därmed begåtts, när alla landets fastighetsböcker samlats i landsarkivet i Härnösand, i stället för att inlämnas till deras 'egna' landsarkiv (där övriga tingsrättshandlingar finns).
|
|
Arkivbildare
Med arkiv kan avses två saker. Dels en samling handlingar från en arkivbildares verksamhet, dels en arkivinstitution eller byggnad där arkivhandlingar förvaras. Arkivinstitutioner som t.ex. Riksarkivet och landsarkiven har arkiv från ett stort antal arkivbildare.
Arkivbildaren kan vara en statlig eller kommunal myndighet, eller ett företag, en organisation eller en privatperson.
Före skiljandet från staten var Svenska Kyrkan i dessa sammanhang att betrakta som en statlig myndighet, och är det ännu i de fall kyrkoböcker från den 'statliga tiden' fortfarande förvaras på pastorsexpeditionerna.
Inte sällan är myndigheters arkiv av praktiska skäl uppdelade på flera arkivbildare med var sin förteckning. Ett exempel på detta är länsstyrelserna, med sina gamla avdelningar landskansli och landskontor.
De flesta större arkivinstitutioner har en beståndsöversikt (tryckt och/eller datoriserad), som visar vilka arkivbildares arkiv som förvaras där. Översikten har oftast en kort beskrivning av de olika arkivbildarnas verksamhet, samt en förkortad version av resp. arkivförteckning (med seriernas rubriker, tidsperioder och antal volymer). Exempel på sådana beståndsöversikter är Riksarkivets och Krigsarkivets, som båda är utgivna i bokform i flera band.
|
|
Arkivförteckning
För varje arkivbildare ska finnas en arkivförteckning som visar vilka handlingar som finns i arkivet.
I förteckningen är handlingarna (likt böckerna i bibliotekets katalog) ordnade i huvudavdelningar beroende på typen av handlingar; huvudavdelningarna kan sedan vara indelade i underavdelningar i flera nivåer. Indelningen i avdelningar följer vanligtvis ett arkivschema.
De avdelningar som arkivhandlingarna är indelade i kallas för serier (för att de innehåller en serie volymer). Varje serie har ett seriesignum; huvudavdelningar anges med en stor bokstav, för de första underavdelningarna läggs det till en romersk siffra, och för nästa nivå tillkommer en liten bokstav. (De romerska siffrorna ersätts dock allt mer av arabiska ['vanliga'] siffror för att datorerna ska sortera serierna korrekt; romerska siffror är ju egentligen bokstäver. I vanlig text är dock romerska siffror att föredra, för att undvika sammanblandning med volymnummer.)
Ett exempel: I kyrkoarkiven innehåller huvudavdelningen A husförhörslängder och församlingsböcker m.fl. längder; A är sedan indelad i bl.a. underavdelningarna AI med husförhörslängder, och AII med församlingsböcker. Om det förts skilda husförhörslängder och församlingsböcker för olika delar av en socken kan AI och AII i sin tur vara indelade i en underavdelning/serie för varje sockendel, AIa och AIb resp. AIIa och AIIb.
Varje serie innehåller ett antal volymer, med var sitt volymnummer. En volym är vanligtvis en inbunden bok eller en kartong med lösa handlingar. I förteckningen brukar för varje volym anges vilka år den omfattar. Det kan också finnas mer detaljerade upplysningar, som t.ex. en beskrivning av innehållet, eller att det är en lucka mellan vissa år, eller en hänvisning till en annan volym.
När man beställer fram en volym i arkivet, så anger man arkivbildarens namn samt volymbeteckningen (volymsignumet), som utgörs av seriesignum och volymnummer med kolon emellan, t.ex. BII:3.
En kombination av beståndsöversikter och arkivförteckningar är Nationella Arkivdatabasen (NAD) (utgiven av Riksarkivet), där man kan söka efter t.ex. en myndighet, en ort eller ett ämne och få fram aktuella arkivbildare och deras arkivförteckningar.
I Båhus Arkivguide och Göteborgs Arkivguide finns direktlänkar till bl.a. församlingars, tingsrätters och häradsskrivares arkivförteckningar i NAD.
|
|
Register
I vissa fall finns register upprättade över innehållet i ett arkiv. Registren kan vara upprättade av arkivbildaren själv, den arkivinstitution som förvarar arkivet eller föreningar och enskilda forskare.
Register upprättade av arkivbildaren kan antingen ingå i de registerade volymerna eller utgöra egna volymer. Exempel på sådana register är person- och ortregister till en myndighets in- och utgående brev.
Register som tagits fram av arkiven står till forskarnas förfogande i expedition och/eller forskarsal, i vissa fall är de också filmade.
Ibland kan arkiven också ha kopior av register som sammanställts av föreningar och enskilda forskare. Såväl dessa som arkivens egna register är oftast framtagna för att underlätta för släktforskare; det vanligaste är personregister till bouppteckningar och kyrkoböcker.
|
|
|
|